會議設備的使用使組織更具競爭力，提高了生產率并降低了成本;會議空間的建設需要考慮音頻和視頻會議技術。
聲學
音頻是成功的會議的一個最重要的方面。為了獲得高質量的音頻，減少混響和背景噪聲很重要。麥克風“聆聽”的方式與耳朵感知聲音的方式不同。可能不會打擾本地聽眾的聲音反射和背景噪聲在被麥克風拾取并傳輸到另一個位置時可能會很煩人，并且可能會大大降低語音清晰度。
混響
混響是指聲源停止產生聲音后，聲音在封閉空間中的持續存在。聲音的這種持久性會掩蓋語音，使您難以理解所講的內容。吸收聲音能量的房間表面會降低混響。具有大面積玻璃，混凝土，金屬天花板和其他高反射表面的房間不適合用于會議。會議中心的表面處理應包括地毯，懸浮的隔音天花板和吸聲墻。
環境噪聲
為了確保清晰度并最大程度地減少環境噪聲水平的干擾，會議麥克風上的語音信號必須至少比環境噪聲水平高25 dB聲壓級。通常根據噪聲標準(NC)曲線來測量或指定環境噪聲級別。對于典型麥克風位置而言，要使揚聲器的聲音比噪聲水平高25 dB，建議的最大NC值為30到35。
會議空間的機械系統不應超過此噪音水平。在計算NC值時，必須考慮到投影機，筆記本電腦和其他來源產生的噪聲。
噪聲隔離
施工期間，應采取特殊措施以減少進入空間的外部噪聲。例如，會議室的推薦墻壁結構是單排雙頭螺栓，每側有一層5/8英寸的石膏板(其中一個通過彈性通道連接)，并且在雙頭螺栓腔中絕緣。填塞每層石膏板的周長。
技術基礎架構
Millwork需要包含會議麥克風，網絡連接，電源連接和視聽控制系統，并且應允許包含用于將計算機連接到視頻顯示系統的視聽接口。
電氣導管，走線槽，接線盒和地板盒的尺寸必須適合通信系統的電纜和連接器。會議系統中使用的電纜直徑大于數據網絡和電話電纜，并且連接器通常不適合安裝在標準電地板盒中。天花板需要在天花板上留出空間。
專業幫助
通常需要聲學/視聽設計專家來確保一切都被忽略。此人根據所有者的要求生成視聽和會議系統的規范。此外，他/她還為聲學，照明，電氣要求和其他基礎設施制定規范
